2022 Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp

Email là phương tiện giao tiếp của hầu hết mọi người. Email thực sự tuyệt vời vì bạn không cần phải gặp trực tiếp đối tác của mình. Email cho phép bạn thực hiện các dự án khi đồng nghiệp của bạn không thảo luận hoặc ở bên kia thế giới. Một người bình thường sử dụng email và cho công việc kinh doanh, anh ta gửi và nhận hơn 100 email mỗi ngày.

Một nghiên cứu gần đây của Sendmail cho thấy hầu hết mọi người đều gặp vấn đề là dường như bị “chết chìm” trong email của họ, biết rằng tất cả chúng đều gây hiểu lầm rất cao. Điều quan trọng là viết email của bạn rõ ràng và ngắn gọn.

Câu hỏi đặt ra: “làm thế nào để viết một email chuẩn chuyên nghiệp”. Trên thực tế, viết email ngắn gọn, dễ hiểu có thể giúp bạn dành ít thời gian hơn cho việc gửi email, giúp bạn hiệu quả hơn trong công việc và giải phóng thời gian cho các công việc khác. Tôi cần khả năng này.

bây giờ, Thu That Phan Mem.vn giúp bạn viết email chuyên nghiệp để lập dàn ý và định hướng viết email có mục đích rõ ràng.

1. Suy nghĩ trước khi viết.

Bất cứ khi nào bạn ngồi viết email, hãy dành vài giây và tự hỏi bản thân: Viết email mà không biết mình cần gì thì thật lãng phí thời gian.

Đây cũng là thời điểm thích hợp để trả lời câu hỏi “Bạn có cần email này không?” Nếu công việc của bạn là trường hợp khẩn cấp, hoặc bạn đang cố gắng giải quyết vấn đề của ai đó, hoặc bạn đang cố gắng giải thích một vấn đề hoặc quy trình cụ thể, hãy gọi cho họ và gặp họ trực tiếp thay vì viết email. tìm một giải pháp.

2. Đặt chủ đề email.

Trong phần này, điều rất quan trọng là phải thông báo cho người nhận về vấn đề bạn muốn thông báo và thu hút sự chú ý ngay lập tức của họ. Email của bạn đứng đầu danh sách hàng trăm tin nhắn được gửi đến anh ấy. Nếu không, email của bạn sẽ bị bỏ qua, bị xóa ngay lập tức, không bao giờ được mở, hoặc bị coi là rác và không liên quan.

Xin lưu ý rằng bạn cần lựa chọn từ ngữ của mình một cách cẩn thận để cho người nhận biết rằng bạn đã gửi email. Nếu email là Báo cáo việc làm hàng tuần, chủ đề email phải bao gồm ngày được gửi. Đặc biệt, đừng để trống tiêu đề email. Dòng tiêu đề email phải rõ ràng. Nếu bạn viết bằng tiếng Việt không có dấu để tránh lỗi font, người nhận sẽ không thể đọc được tin nhắn của bạn.

3. Giới thiệu nội dung của email.

Email luôn bắt đầu bằng lời chào. B. “Dear Sir or Madam”. Bạn sẽ nhận được một lời chào thích hợp tùy thuộc vào mức độ quan hệ của mình.

4. Phần nội dung của email.

Tất cả những gì bạn cần làm khi viết một email chuẩn là định dạng và sử dụng các phông chữ phù hợp. Không sử dụng bừa bãi tất cả các chữ viết hoa, viết hoa hoặc viết thường, in đậm hoặc in nghiêng. Ngoài ra, phông chữ bạn sử dụng cũng phải ở đúng vị trí. Nhiều người mắc lỗi này, ngay cả khi đây là một yêu cầu tối thiểu nhất định theo tiêu chuẩn của quy tắc dấu câu khi soạn thảo văn bản. Nó sẽ như sau.

+ Viết hoa chữ cái đầu dòng. Viết hoa các chữ cái thay vì viết hoa.

+ Tất cả các dấu câu đều được viết bên cạnh từ trước đó, khoảng trắng và từ tiếp theo.

+ Dấu câu bao giờ cũng phải viết hoa (tên người, tên địa danh) và phải viết hoa.

+ Viết đủ ý, sau đó chấm câu, dùng dấu phẩy khi có nhiều ý trong câu.

+ không nên viết thành đoạn văn dài mà nên cách dòng bởi các ý nhỏ.

+ Không sử dụng quá nhiều dấu chấm than (!). Làm cho nó nổi bật vì nó làm cho email của bạn trông không chuyên nghiệp.

+ Dành thời gian để kiểm tra chính tả, dấu câu cơ bản, và cấu trúc câu.

Lưu ý: Cấu trúc câu ngắn gọn, súc tích, thông tin cần thiết và quan trọng, nội dung in đậm, rõ ràng, ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng người nhận. Chúng tôi khuyến khích bạn đặt những câu hỏi tục tĩu, châm biếm hoặc khiêu khích.

5. Chèn hình ảnh, liên kết hoặc đính kèm tệp.

Không gửi tệp đính kèm có quá nhiều hình ảnh trong bất kỳ email nào. Hãy nhớ giữ tệp bạn gửi dưới 100 KB. Giờ đây, bạn có thể tải các tệp này lên web qua Google Tài liệu và gửi một liên kết thay vì đính kèm chúng vào email.

6. Phần cuối của bức thư.

Trước khi đóng email, hãy lịch sự cảm ơn người nhận. Bắt đầu bằng “Cảm ơn sự thông cảm và hợp tác của bạn” hoặc “Cảm ơn sự quan tâm của bạn”, tiếp theo là “Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, vui lòng cho chúng tôi biết” hoặc “Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.” .

Kết thúc email bằng một câu “xin chào” hoặc “cảm ơn” ngắn gọn để thể hiện sự tôn trọng với người nhận.

7. Chữ ký.

Phần này cũng tương đối quan trọng nhưng nhiều người lại bỏ qua, không sử dụng.[電子メールの署名]Trong phần, sử dụng email này để thêm thông tin liên hệ của bạn để người nhận có thể liên hệ trực tiếp với bạn nếu cần. Thông tin này bao gồm: Tên, Địa chỉ Email, Outlook, Skype, … Số điện thoại, Địa chỉ …

8. Đọc lại toàn bộ email.

Vui lòng đọc email lần cuối và kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Email sẽ không được trả lời nếu có điều gì đó không rõ ràng.

Thu ThuatPhan Mem Mong rằng bài viết trên đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách viết email chuẩn và chuyên nghiệp để bạn có thể áp dụng cho những email của mình.