Google Apps là gì? Top 9 điều cần cân nhắc trước khi sử dụng

Một trong những nền tảng để quản lí trường học, công ty là Google Apps. Vậy Google Apps là gì, bạn đã hiểu rõ về ứng dụng này chưa? Hãy cùng trucuyen.com tìm hiểu qua bài viết Google Apps là gì? Top 9 điều cần cân nhắc trước khi sử dụng dưới đây nhé!

1. Google Apps là gì?

Google apps là bộ ứng dụng do gã khổng lồ Google nghiên cứu và phát triển tổng hợp nhiều dịch vụ cần thiết hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc tốt hơn. Google Apps hoạt động trên nền tảng web kết hợp với các ứng dụng liên quan khác. Với gói dịch vụ này, nó sẽ được lưu trên một máy chủ dựa trên đám mây (Cloud). Giúp doanh nghiệp của bạn kết nối làm việc dễ dàng từ mọi nơi và trên mọi thiết bị nhưng hãy nhớ rằng phải thông qua kết nối internet.

Google cung cấp các ứng dụng này dưới dạng “dịch vụ trọn gói” thay vì tích hợp tất cả trong một phần mềm nên tất cả những gì bạn cần làm là đăng ký thông tin, thanh toán và sử dụng, không cần bất kỳ khoản phí nào. bất kỳ cài đặt nào trên máy tính. Các ứng dụng trong Google Apps bao gồm: Google Talk, Lịch Google, Google Documents, Google Mail. . ., các sản phẩm và dịch vụ này sẽ được sử dụng trên một tên miền duy nhất.

Ví dụ: Bạn có thể thay thế @ gmail.com bằng tên miền riêng của mình để tạo các địa chỉ email doanh nghiệp chẳng hạn như doanh nghiệp của bạn sở hữu tên miền quangcaosieutoc.com và bạn đăng ký dịch vụ Google Apps thì mọi người trong doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được những hỗ trợ chung sau từ Google Apps:

• Địa chỉ email tùy chỉnh ([email protected])
• Hỗ trợ các công cụ xử lý văn bản hữu ích.
• Bản trình bày, bảng tính, biểu mẫu.
• Họp trực tuyến dễ dàng với tính năng gọi video nhóm.
• Lưu trữ dữ liệu trên đám mây với độ bảo mật và an toàn tuyệt đối.
• Hệ thống Lịch Google có sẵn cho tất cả các tổ chức.
• Hỗ trợ các công cụ tạo và xây dựng website cho doanh nghiệp.
• Truy cập mạng nội bộ nhanh chóng, linh hoạt và dễ dàng.

2. Các tính năng trong gói Google Apps

2.1. Liên hệ với tất cả mọi người trong nhóm

• Gmail: Đây là nền tảng email do Google phát triển và hỗ trợ với dung lượng sử dụng là 15G.
• Trò ​​chuyện: Tạo nhóm trò chuyện để làm việc cùng nhau mọi lúc, mọi nơi.
• Gặp gỡ: Kết nối mọi người trong nhóm để mở cuộc họp video bất cứ khi nào bạn muốn và tất nhiên, mọi thứ đều an toàn và bảo mật.
• Lịch: Một tính năng vô cùng hữu ích và cần thiết cho các doanh nghiệp giúp ghi nhớ và phân công công việc cho nhân viên một cách nhanh chóng và tiện lợi, mặt khác có thể quản lý và nắm rõ hơn công việc trong nhóm, tránh được việc phân bổ công việc cho các thành viên bị quá tải hoặc có quá nhiều thời gian rảnh cho các thành viên. Điều này sẽ đảm bảo tiến độ công việc tốt hơn và đáp ứng thời hạn.

2.2. Tạo mọi thứ dễ dàng ngay trên ứng dụng

• Tài liệu: Tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản trực tuyến mà không cần sử dụng phần mềm chuyên dụng. Đặc biệt, nhiều người có thể làm việc cùng lúc và mọi thay đổi đều được lưu tự động.
• Trang tính: Trang tính được thiết kế với các tính năng AI (trí tuệ nhân tạo), giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch cho các sự kiện hoặc chia sẻ bất kỳ thông tin nào liên quan đến dữ liệu, có thể thêm các trang tính thành viên để chỉnh sửa nội dung cùng nhau và truy cập chỉnh sửa ngoại tuyến mọi lúc.
• Trang trình bày: Các thành viên trong nhóm có thể cùng thiết kế một bản trình bày trực tuyến với một đối tác, nơi nó có thể dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa.
• Biểu mẫu: Khi bạn cần khảo sát nhanh một vấn đề nào đó, hãy tạo biểu mẫu và thêm câu hỏi, cuộc khảo sát sẽ nhanh chóng diễn ra, sau đó bạn chỉ cần thu thập toàn bộ dữ liệu và phân tích.
• Sites: Tính năng tạo site nhóm này giúp những người không biết về lập trình nhưng vẫn có thể dễ dàng tạo website với nhiều giao diện đẹp mắt.
• Apps Script: Các doanh nghiệp có thể tạo các giải pháp tùy chỉnh để giải quyết các vấn đề họ gặp phải hàng ngày mà không cần đến các lập trình viên chuyên nghiệp.
• Keep: Ghi chú với các thành viên và đặt lời nhắc để hoàn thành công việc đúng hạn. Tất cả thông tin ghi trong ghi chú được đồng bộ hóa với thiết bị của bạn.

2.3. Tìm kiếm và lưu trữ nhanh chóng

• Cloud Search: công cụ hỗ trợ tìm kiếm trong danh bạ của công ty bạn. Giúp việc tìm kiếm thông tin liên hệ của đồng nghiệp cũng như các sự kiện và tệp được chia sẻ nhanh hơn, từ Gmail và Drive đến Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Lịch, v.v.
• Google Drive: cho phép bạn lưu trữ tệp trên đám mây, chia sẻ tự do với các thành viên và truy cập chúng từ mọi nơi

2.4. Quản lý người dùng và bảo mật an toàn

• Admin: Với giao diện đơn giản, dễ dàng quản lý các thành viên trong nhóm.
• Quản lý điểm cuối: Nếu bạn không may bị mất điện thoại hoặc máy tính xách tay, hãy bảo mật dữ liệu doanh nghiệp của bạn bằng tính năng quản lý thiết bị đầu cuối. Bạn có thể yêu cầu khóa màn hình, sử dụng mật khẩu mạnh và xóa dữ liệu bảo mật bằng tính năng xóa tài khoản hoặc xóa thiết bị tùy chọn cho Android và iOS và chặn quyền truy cập vào các phiên. hoạt động cụ thể trên Windows, Chrome OS, Linux và MacOS.
• Vault: Theo dõi những gì quan trọng. Lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu doanh nghiệp.

3. Tài khoản Google và Google Apps là gì, chúng có gì khác nhau?

Điểm giống nhau của Google và Google Apps là đều sử dụng tất cả các sản phẩm do Google tạo ra, vậy tại sao lại tách thành 2 tài khoản khác nhau?

• Tài khoản Google sẽ cho phép bạn sử dụng tất cả các sản phẩm khác nhau hoàn toàn miễn phí của Google như: gmail, google group, history, Google Checkout, Picasa, Web history, iGoogle … Nhưng sẽ phụ thuộc vào Google quản lý.
• Tài khoản Google Apps này, bạn cũng được phép truy cập và sử dụng tài khoản Google, nhưng tổ chức của bạn sẽ quản lý nó, không phải Google.

Hai loại tài khoản này tương tự nhau, vậy làm cách nào để biết bạn đang có loại tài khoản nào?

• Tài khoản Google: bạn có thể chỉnh sửa các tùy chọn khôi phục tài khoản của mình, cửa sổ mới.
• Tài khoản Google Apps: Nếu bạn đăng nhập vào tài khoản của mình vào trang tùy chọn khôi phục tài khoản cửa sổ mới và nhận được thông báo chi tiết để liên hệ với quản trị viên của mình thì bạn đã có tài khoản Google Apps.

4. Cách Thức Hoạt Động Của Google Apps

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, doanh nghiệp muốn phát triển tốt không thể thiếu sự có mặt của các ứng dụng hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, vì vậy việc nhiều doanh nghiệp sử dụng Google Apps là điều hết sức bình thường. Biến đổi. Cách thức hoạt động của Google Apps dựa trên nền tảng điện toán đám mây cho phép người dùng truy cập và sử dụng dữ liệu trên mọi thiết bị máy tính và bất kỳ lúc nào.

Giờ đây, Google đã di chuyển Google Apps sang tài khoản mới, có nghĩa là Google Apps có thể truy cập tất cả các sản phẩm của Google giống như một tài khoản Google thông thường. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng tài khoản Google, bạn sẽ phải tuân theo các điều khoản và điều kiện của Google, điều này sẽ yêu cầu bạn đồng ý trước khi thiết lập tài khoản.

Cách thức hoạt động của Google Apps tuân theo các điều khoản và điều kiện của tổ chức bạn. Ngoài ra, quyền truy cập vào các dịch vụ do Google cung cấp nằm dưới sự kiểm soát của quản trị viên của bạn, vì vậy, bạn có thể bị hạn chế chức năng khi sử dụng tài khoản Google Apps so với tài khoản của chính mình.

5. Các chính sách bảo mật Google Apps là gì?

• Google Apps sở hữu hệ thống bảo mật tối ưu hơn Google thông thường, nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối cho mọi thông tin dữ liệu của doanh nghiệp. Vì vậy bạn có thể yên tâm về vấn đề bảo mật.
• Quản trị viên của Google sẽ chỉ truy cập vào dữ liệu của người dùng khi người dùng gặp sự cố không thể giải quyết.
• Tất cả thông tin dữ liệu sẽ được Google lưu giữ trên máy chủ và chỉ quản trị viên mới có thể truy cập khi thực sự cần thiết.
• Thời gian lưu trữ dữ liệu trên Google Apps sẽ do người dùng quyết định, khi hết hạn Google sẽ xóa toàn bộ dữ liệu đó.

6. Google Apps mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp?

• Với tính năng bảo mật cao được thiết kế đặc biệt để lưu giữ mọi dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, Google đảm bảo an toàn và bảo mật, luôn được kiểm soát chặt chẽ đối với mọi thông tin dữ liệu. được lưu trữ trên Google Apps. Dữ liệu của bạn được lưu trên Ứng dụng và các công cụ của Ứng dụng sẽ cung cấp cho bạn quyền kiểm soát tốt nhất.
• Dễ dàng kết nối làm việc với mọi người mọi nơi trong và ngoài nước, mọi dữ liệu như lịch, web, tài liệu,… sẽ được lưu trên đám mây nên bạn có thể an tâm truy cập bất cứ khi nào. bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào một cách dễ dàng.
• Google Apps giúp doanh nghiệp hoạt động nhanh hơn và thông minh hơn, dễ dàng cộng tác với đối tác, nhà cung cấp hay bất kỳ ai, vị trí địa lý không còn là trở ngại khi cần tổ chức các cuộc họp nóng.
• Có thể chia sẻ và chỉnh sửa nhiều loại tệp với nhau – tài liệu, bảng tính, bản trình bày và tất cả các tài liệu khác trong thời gian thực, Quy trình làm việc cũng trở nên trơn tru hơn, từ nay doanh nghiệp sẽ không còn tốn thời gian gửi từng tệp, tài liệu, bảng tính, bản trình bày cho từng người trong việc kinh doanh.

7. Người sử dụng có thể dùng thử Google Apps ở đâu?

Tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, có ba gói Google Apps mà doanh nghiệp có thể tham khảo, đó là gói Basic, gói Business, gói Enterprise. Về cơ bản thì 3 gói này giống nhau, chỉ khác về dung lượng lưu trữ trên Drive, ở Drive Basic Google chỉ cấp cho bạn 30 GB, còn đối với 2 gói Business và Enterprise sẽ không giới hạn bộ nhớ.

Chức năng tìm kiếm Cloud Search chỉ khả dụng trong gói Doanh nghiệp và Doanh nghiệp. Đặc biệt, Google hỗ trợ bạn trải nghiệm 14 ngày dùng thử bản dùng thử miễn phí trước khi quyết định đăng ký, quá tuyệt vời phải không nào.

8. Tại sao nên sử dụng Google Apps?

Có nhiều lý do khiến Google Apps trở thành lựa chọn hàng đầu của hầu hết các cá nhân và doanh nghiệp trên khắp thế giới. Các cuộc khủng hoảng ngân sách thông thường, cùng với sự phát triển không ngừng của các trường đại học, đòi hỏi một giải pháp quản lý hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.

Nhiều tổ chức giáo dục đã chứng minh rằng Google Apps là câu trả lời hoàn hảo cho những vấn đề trên khi áp dụng vào quy trình quản lý hồ sơ và thông tin của sinh viên, cán bộ và giảng viên của trường. Theo thống kê, Google Apps đã tiết kiệm cho mỗi tổ chức hơn 200.000 USD mỗi năm, đồng thời thúc đẩy sự phát triển và đổi mới của nhiều quy trình không còn phù hợp.

9. Chi phí đăng kí Google Apps là bao nhiêu?

Gói Basic hiện tại của Google được niêm yết trên website chính thức với giá khoảng 5 $ / người dùng một tháng, giá có thể thay đổi tùy theo quốc gia, đơn vị phân phối … Trong đó người dùng được sử dụng miễn phí 14 ngày trước khi đăng ký sử dụng dịch vụ

Gói Business dành cho doanh nghiệp có sẵn với giá 10 đô la mỗi tháng trên toàn thế giới, cung cấp bộ nhớ Drive không giới hạn, cùng với các tiện ích mở rộng, bảo mật và đảm bảo 99% thời gian hoạt động.

Riêng gói Nâng cao được thiết kế riêng với các tính năng bổ sung tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, gói này không có giá cố định mà chủ yếu dựa trên yêu cầu tính năng của khách hàng, một số công ty dịch vụ tại Việt Nam cũng dựa trên các nhu cầu phổ biến của các doanh nghiệp Việt Nam, chủ động yêu cầu thiết kế riêng và sau đó bán lại dịch vụ, đây cũng là một cách kiếm tiền thông minh.

Phiên bản trình ứng dụng Google Apps nào là phù hợp?

Google Apps Premier Edition là phiên bản được thiết kế cho khu vực doanh nghiệp. Với Premier Edition, các doanh nghiệp có thể:

• Dùng thử trong 30 ngày
• Đảm bảo 99,9% thời gian sử dụng
• Hỗ trợ nâng cao về công nghệ qua email và hỗ trợ qua điện thoại 24/7 với các vấn đề quan trọng
• Tăng cường lọc thư rác và tin nhắn vi rút
• Thực thi các chính sách gửi thư.
• Lưu và tuân thủ tính tương thích của thư
• Tích hợp các API để bạn có thể tích hợp Google Apps với môi trường CNTT hiện có của mình
• Các đối tác dịch vụ chuyên nghiệp (thực hiện và giải pháp)

Các phiên bản khác của Google Apps cũng được thiết kế đặc biệt để đáp ứng yêu cầu của các nhóm khách hàng cụ thể, bao gồm: Google Apps for Education; Phiên bản tiêu chuẩn của Google Apps dành cho các nhóm nhỏ như câu lạc bộ, gia đình và đội thể thao; Google Apps cho tổ chức phi lợi nhuận; và Google Apps dành cho Chính phủ.

Trên đây là những thông tin cơ bản về ứng dụng Google Apps. Nếu bạn thấy bài viết Google Apps là gì? Top 9 điều cần cân nhắc trước khi sử dụng từ trucuyen.com còn điều gì thiếu sót, hãy để lại comment góp ý nhé! Đứng quên chia sẻ với bạn bè những thông tin thú vị này!

Tú Uyên