Google Docs là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Docs đơn giản nhất 2021
Bạn đang muốn tìm kiếm một công cụ để có thể soạn thảo văn bản một cách dễ dàng? Hãy để Trucuyen.com giới thiệu đến bạn bài viết Google Docs là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Docs đơn giản nhất 2021 dưới đây. Cùng theo dõi để biết thêm chi tiết nhé!
1. Google Tài liệu là gì?
Google Docs là một trong những công cụ xử lý văn bản trực tuyến của Google. Công cụ này cho phép người dùng soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, cũng như trình bày văn bản một cách dễ dàng trên Internet.
2. Nguyên tắc hoạt động của Google Docs là gì?
Google Documents hoạt động dựa trên tài khoản Google được người dùng liên kết với máy chủ với khoảng 10 GB dung lượng đã sử dụng và 1 GB định dạng dữ liệu miễn phí.
Để có thể sử dụng Google Documents, bạn phải đảm bảo rằng thiết bị của mình được kết nối với Internet. Với Google Docs, khi bạn tiến hành soạn thảo văn bản, nội dung sẽ được tự động lưu lại ngay lập tức, đảm bảo bài viết của bạn không bị thất lạc, sửa chữa khi đường truyền mạng gặp sự cố.
Google Docs hoạt động với sự hỗ trợ của nhiều công cụ trình bày và xử lý văn bản như Tài liệu, Bản vẽ, Bản trình bày, Bảng tính và Biểu mẫu. Trong đó, mỗi công cụ sẽ có một chức năng riêng, cụ thể:
- Tài liệu: Tính năng đa dạng của các công cụ soạn thảo như căn lề, cách dòng, soạn thảo văn bản như Microsoft Word.
- Bảng tính: Tính năng này tương tự như Excel, dùng để thực hiện các nội dung bảng tính liên quan đến dữ liệu.
- Presentation: Công cụ hỗ trợ tạo slide trình chiếu, thuyết trình.
- Vẽ: Công cụ vẽ cơ bản, có thể được sử dụng để vẽ sơ đồ.
GG doc là gì? Tải các công cụ trong Google Docs về máy tính
3. Ưu điểm và nhược điểm của Google Docs và một số lưu ý
Ưu điểm
– Google Docs cung cấp nhiều tính năng trực tuyến mà không cần tải xuống, cho phép người dùng dễ dàng chỉnh sửa tài liệu với đầy đủ các chức năng chỉnh sửa.
– Hỗ trợ, chia sẻ với nhiều người và cho phép nhiều người cùng xem hoặc chỉnh sửa trực tiếp trên tài liệu, giúp nâng cao hiệu quả công việc.
– Cho phép người dùng chỉnh sửa khi không có mạng.
Nhược điểm
– Có thể khi sử dụng Google Docs để soạn thảo văn bản, khi tải về sẽ gặp một số lỗi nhỏ về căn lề và định dạng văn bản.
– Giao diện của Google Docs đôi khi có thể bị lỗi, đặc biệt là khi người dùng chèn hình ảnh vào văn bản, đôi khi họ có thể không chỉnh sửa được tài liệu.
– Không có nhiều sự lựa chọn về tính năng như Microsoft Word khi sử dụng với Google Docs.
Một số lưu ý khi sử dụng
– Vì bạn làm việc trực tuyến nên bạn cần đặt quyền chỉnh sửa để ngăn người khác sửa đổi và điều chỉnh tệp của bạn.
– Cần lưu ý về đường truyền mạng, nếu file quan trọng thì bạn nên sử dụng tính năng cho phép chỉnh sửa khi ngắt kết nối để tránh mất dữ liệu.
– Khi tải xuống tệp Google Docs, có thể bị lỗi về định dạng và trình bày văn bản
4. Các tính năng cơ bản trên Google Tài liệu
Bên cạnh những tính năng soạn thảo cơ bản và khá giống Word, Google Docs còn bổ sung và cải thiện rất nhiều tiện ích cho người dùng. Vậy những tiện ích đó trên Google Docs là gì? Chúng tôi đã đề cập đến như: chế độ làm việc trực tuyến với nhiều người, tự động lưu nội dung mà không bị mất văn bản nếu gặp sự cố như khi làm việc trên Word. Các tính năng cơ bản trên Google Documents mà người dùng cần chú ý bao gồm:
Cung cấp các công cụ chỉnh sửa đầy đủ
Google Docs cung cấp nhiều công cụ chỉnh sửa, hiển thị ở đầu giao diện. Ở mỗi tab sẽ có các tùy chọn chỉnh sửa khác nhau vô cùng tiện lợi cho người dùng, đặc biệt là tính năng soạn thảo văn bản bằng giọng nói hỗ trợ bạn nhập văn bản thông qua nội dung đã ghi trực tiếp giúp người dùng. Sử dụng để tối ưu hóa năng suất và thời gian làm việc. Tính năng này cũng được coi là một ưu điểm của Google Docs so với các phần mềm xử lý văn bản khác, kể cả Word Office.
Để sử dụng tính năng này, người dùng chọn Công cụ -> Nhập liệu bằng giọng nói. Khi đó sẽ xuất hiện biểu tượng mic thu âm giọng nói, bạn chọn ngôn ngữ Tiếng Việt để bắt đầu thực hiện.
Tính năng nhập liệu bằng giọng nói trên Google Docs.
Lưu ý: Hiện tại, tính năng Nhập liệu bằng giọng nói chỉ được hỗ trợ trên trình duyệt Google Chrome.
Tính năng Bổ sung và cập nhật mục lục
Để sử dụng hiệu quả tính năng này, bạn cần tạo mục lục trên Google Docs với các tiêu đề chính trong văn bản. Chọn Chữ thường ở vị trí trên cùng bên trái bạn sẽ thấy hàng loạt tùy chọn bên dưới, tùy vào mục đích của người dùng mà bạn chọn tính năng phù hợp để sử dụng.
Lưu ý khi tạo mục lục trên Google Docs: Bạn cần đặt mục lục cho các tiêu đề theo thứ tự Heading 1 (cấp cao nhất của tiêu đề văn bản), tiếp đến là đặt các tiêu đề nhỏ hơn cho Heading 2, Heading 3…
Tùy chọn tích hợp nhiều tiện ích trên Docs
Nhằm mở rộng và cung cấp thêm nhiều công cụ hữu ích cho người dùng trong quá trình soạn thảo văn bản, Google Docs còn có thêm nhiều tùy chọn tích hợp, trong đó có Add-on.
Khi chọn Add-on, ngay lập tức nó sẽ hiển thị kho tiện ích để người dùng tìm kiếm tiện ích phù hợp với nhu cầu của mình hoặc có thể tùy chọn xóa nó đi giống như khi bạn cài đặt tiện ích trên Google Chrome hoặc các trình duyệt khác. .
Hỗ trợ chia sẻ, sửa đổi với nhiều người
Tính năng hỗ trợ chia sẻ, cho phép nhiều người cùng xem và sửa đổi tài liệu trên Google Docs bằng cách nhập tên thành viên mà bạn muốn xem, chỉnh sửa hoặc gửi liên kết chia sẻ tập tin.
Tài liệu Google Docs có thể được chia sẻ và chỉnh sửa cùng lúc với nhiều tài khoản người dùng khác nhau, trên giao diện sẽ hiển thị tên các thành viên. Sau mỗi lần chỉnh sửa, nội dung sẽ tự động được lưu vào phần lịch sử để các thành viên tiện theo dõi và dễ dàng tìm thấy khi cần. Bạn cũng không phải lo lắng về việc mất dữ liệu hoặc phải nhập lại nội dung nếu gặp sự cố thiết bị hoặc kết nối mạng.
Trong đó, các đề xuất chỉnh sửa và nhận xét được hiển thị ở danh sách ngoài cùng bên phải của màn hình và mọi người đều có thể xem các nhận xét này. Nội dung bình luận cũng được đánh dấu khác nhau. Mọi người trong nhóm cũng có quyền trả lời bình luận của người khác, đây cũng được coi là một cách để tăng tương tác trao đổi giữa các thành viên trong nhóm
Cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến
Chế độ làm việc ngoại tuyến của Google Documents cho phép bạn soạn, chỉnh sửa và lưu tài liệu ngay cả khi bạn ngoại tuyến và không kết nối với Internet. Để thực hiện tùy chọn này, người dùng chọn biểu tượng có 3 dấu gạch ngang và chọn Cài đặt. Sau đó nhiều tùy chọn sẽ hiện ra và bạn bật chế độ ngoại tuyến để sử dụng tính năng này.
5. Hướng dẫn sử dụng Google Tài liệu cho Người mới bắt đầu
Sau những thông tin được nêu trên, chắc hẳn bạn đọc đã hiểu Google Docs là gì. Và bây giờ, chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu và khám phá cách sử dụng Google Docs đơn giản nhất.
Bước 1: Tạo tài khoản Google
Để sử dụng Google Documents, bạn phải có tài khoản Google. Với tài khoản này, bạn hoàn toàn có quyền sử dụng miễn phí các dịch vụ khác của Google như Gmail, Google Maps, YouTube, Google Drive, Google Photos.
Nếu bạn chưa có tài khoản Google, hãy [Nhấp vào đây] để đăng ký tài khoản với các yêu cầu bắt buộc như tên, địa chỉ email và ngày sinh của bạn. Đọc kỹ và đồng ý với chính sách bảo mật và Điều khoản dịch vụ là bạn có thể sở hữu tài khoản Google để phục vụ cho công việc của mình.
Bước 2: Mở Google Tài liệu
Để mở Google Tài liệu, trước tiên bạn cần tải ứng dụng Google Tài liệu xuống thiết bị của mình từ App Store hoặc Google Play hoặc nhấp vào biểu tượng Ứng dụng ở góc trên bên phải của Trang chủ Google. Sau đó, bạn chọn Docs để mở Google Docs.
Bước 3: Tạo tài liệu mới
Để tạo một tài liệu mới, hãy chọn biểu tượng có dấu cộng màu xanh lam bên trong trang, nằm ở góc trên bên trái của trang Google Tài liệu chính như thể hiện trong hình ảnh bên dưới:
Nếu bạn đang tạo tài liệu từ Drive, hãy chọn Google Tài liệu sau khi nhấp vào tạo (Mới). Ngoài ra, bạn có thể tải tệp .doc hoặc .docx hiện có lên Drive của mình bằng cách chọn tạo mới -> Tải tệp lên.
Bước 4: Bắt đầu sử dụng làm việc
Khi bạn chọn tạo tài liệu, bạn đã có thể bắt đầu tạo nội dung và chỉnh sửa văn bản trên trang Google Tài liệu của mình. Bạn cũng có thể sử dụng các thanh công cụ ở đầu trang để thay đổi và điều chỉnh loại phông chữ, kích thước văn bản, màu sắc và căn chỉnh lề.
Google Tài liệu có tính năng tự động lưu, vì vậy bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trên Google Tài liệu đều được lưu tự động. Bạn cũng có thể nhận ra nút Lưu ở bên phải của tùy chọn Trợ giúp ở đầu màn hình hoặc Tất cả thay đổi được lưu trong Drive.
Để hiển thị lịch sử thay đổi của tài liệu, chọn Lưu hoặc Tất cả thay đổi đã lưu trong Drive cho phép bạn xem lại các thay đổi trước đó.
Cách chia sẻ tài liệu của bạn
Để chia sẻ tài liệu của bạn với người khác, hãy chọn nút Chia sẻ ở góc trên bên phải của tài liệu bạn muốn chia sẻ. Sau đó, nhập địa chỉ email của bạn hoặc gửi liên kết chia sẻ đến những người bạn cấp quyền xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.
Những người bạn cấp quyền truy cập vào tài liệu sau đó có thể xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét về tài liệu của bạn, tùy thuộc vào quyền bạn cấp cho họ.
Bên cạnh đó, tùy chọn Nâng cao ở góc dưới bên phải cửa sổ cũng cho phép bạn chia sẻ tệp qua Gmail, Google+, Facebook hoặc Twitter với điều kiện bạn đặt tài liệu của mình ở chế độ công khai. Theo mặc định, cài đặt bảo mật của Google Documents thành Riêng tư, để thay đổi, bạn nhấp vào Thay đổi (ở giữa Tùy chọn nâng cao trong “Ai có thể truy cập”) để điều chỉnh cài đặt bảo mật của bạn.
Cách sử dụng tính năng bình luận và trò chuyện
Bằng cách chọn Nhận xét ở góc bên phải của màn hình, bạn hoặc bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài liệu đều có thể bắt đầu thảo luận về vấn đề này. Bạn cũng có thể xem ai đang xem tài liệu bằng cách sử dụng chuỗi vòng tròn nằm ở bên trái của nút Nhận xét, nơi những người đang trực tuyến và để lại nhận xét sẽ xuất hiện.
Bạn cũng có thể thiết lập nhận xét và trò chuyện để nhận thông báo khi bất kỳ ai thay đổi nội dung tài liệu hoặc nhắc đến tên bạn hoặc đưa ra nhận xét. Tính năng được đánh giá là rất tiện lợi để tương tác và theo dõi thảo luận nhóm, giúp mọi người kịp thời theo dõi mọi sửa đổi nội dung tài liệu và không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Trong trường hợp không muốn thêm chú thích vào tài liệu, bạn có thể thay đổi chế độ chỉnh sửa để tắt tính năng này.
Tìm hiểu các chế độ chỉnh sửa
Các chế độ chỉnh sửa của Google Tài liệu nằm bên dưới tùy chọn Chia sẻ, bao gồm các tùy chọn để tạo, mở và đề xuất chỉnh sửa nội dung. Trong đó, chế độ Chỉnh sửa cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa nội dung, chế độ Đề xuất và Xem cho phép bạn đề xuất các chỉnh sửa và xem hoặc in tài liệu của bạn tương ứng.
Hầu hết các chế độ soạn thảo này đều khá giống với Word, cho phép người dùng thực hiện các thay đổi đối với nội dung văn bản.
Với chế độ Đề xuất của Google Tài liệu cho phép người dùng phê duyệt hoặc xóa các chỉnh sửa trước khi chúng trở thành một phần của tài liệu cuối cùng. Trong trường hợp không sử dụng chế độ Đề xuất, bạn vẫn có thể xem lịch sử sửa đổi của nội dung tài liệu bằng cách chọn Tệp> Lịch sử phiên bản> Xem lịch sử sửa đổi (Tệp -> Lịch sử phiên bản -> Xem lịch sử sửa đổi).
Trên đây là bài viết chia sẻ về Google Docs là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Docs đơn giản nhất 2021 mà Trucuyen.com đã tổng hợp được. Mong rằng qua bài viết này các bạn có thể tìm được công cụ đánh văn bản dễ dàng hơn. Chúc các bạn thành công và hẹn gặp lại ở những bài viết sau!
