Google Sheet là gì? 8 điều nên biết để làm việc nhóm hiệu quả

Sự phát triển của các công cụ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Một trong số đó là Google Sheet. Vậy Google Sheet là gì? Hãy cùng trucuyen.com tìm hiểu qua bài viết Google Sheet là gì? 8 điều nên biết để làm việc nhóm hiệu quả dưới đây nhé!

1. Google Sheet là gì?

Google Trang tính là một chương trình dựa trên trình duyệt miễn phí để tạo và chỉnh sửa bảng tính tương tự như Microsoft Excel, được giới thiệu trong bộ sưu tập ứng dụng Google Drive. Google Trang tính nổi bật đối với những người có yêu cầu bảng tính đơn giản, làm việc từ xa từ nhiều thiết bị hoặc cộng tác chỉnh sửa với nhiều thiết bị khác.

2. Lịch sử phát triển của Google Sheets

Vào năm 2016, 2Web Technologies đã phát triển một ứng dụng bảng tính web có tên XL2Web và phát triển chúng trong Google Labs.

Vào ngày 6 tháng 6 năm 2006, Google thử nghiệm giới hạn và phát hành bản beta cho chủ tài khoản Google.

Vào tháng 3 năm 2010, công ty tài liệu trực tuyến DocVerse được Google mua lại, mở đầu cho các hoạt động phát triển ứng dụng sau đó.

Vào tháng 4 năm 2010, Google đã công bố những cải tiến dựa trên DocVerse.

Vào tháng 6 năm 2012, Google mua lại Quickoffice, một công ty giải pháp năng suất văn phòng với thế mạnh về các định dạng tệp phổ biến.

Vào tháng 10 năm 2012, Google Spreadsheets đổi tên thành Google Sheets trên nền tảng Chrome.

3. Tại sao phải sử dụng Google Sheets?

Google Trang tính là gì và tại sao bạn nên xem xét chúng?

Ngay cả khi bạn muốn sử dụng bảng tính, bạn có thể tự hỏi Google Trang tính hoạt động như thế nào? Có rất nhiều sự cạnh tranh tốt giữa ứng dụng Excel của Microsoft và Numbers của Apple. Cả hai đều có thể hoạt động trong trình duyệt web.

Ngay cả bây giờ Sheets cũng là một đối thủ cạnh tranh dựa trên trình duyệt. Tôi vẫn nghĩ đó là lựa chọn hàng đầu cho các bảng tính đơn giản. Nó nhẹ nhàng và dễ dàng để bắt đầu.

Excel có mọi tính năng bạn có thể cần trong một bảng tính, nhưng điều đó mang lại sự phức tạp. Apple Numbers rất dễ sử dụng, nhưng một số tính năng hoạt động không theo yêu cầu và hỗ trợ các định dạng bảng tính không phù hợp.

Đừng bỏ qua thực tế là Trang tính có một số tính năng độc đáo mà các ứng dụng khác không có. Hãy xem các tính năng khiến Trang tính đáng được bạn coi là một bảng tính.

4. 5 Tính năng của Google Sheets đáng để xem qua

Với rất nhiều ứng dụng dành cho bảng tính, tại sao Google Trang tính xứng đáng là ứng dụng đáng sử dụng của bạn?

Tóm lại, tôi nghĩ Google Sheets tỏa sáng vì nó vừa miễn phí vừa dễ sử dụng. Chỉ cần có tài khoản Google để đăng nhập và bắt đầu tạo bảng tính Google Tài liệu. Thật khó để được miễn phí và trong khi các ứng dụng khác miễn phí, Trang tính hoàn toàn miễn phí để sử dụng.

Nhưng tôi không nghĩ Sheets kém thân thiện với ngân sách hơn chỉ vì nó miễn phí so với Microsoft Excel. Có nhiều tính năng mà Trang tính hoạt động tốt như Excel và một số tính năng thậm chí còn hoạt động tốt hơn trong trình duyệt. Hãy xem năm tính năng Google Trang tính đáng sử dụng.

4.1. Form dễ dàng nhập liệu

Bạn đã bao giờ cần phản hồi hoặc đầu vào từ khách truy cập vào trang web của mình chưa? Trang tính cung cấp một cách dễ dàng để làm điều đó và tổ chức các câu trả lời.

Cho dù bạn đang ăn trưa với đồng nghiệp tại nơi làm việc hay nhận thông tin chi tiết từ khách hàng mới, Google giúp bạn dễ dàng nhập và trực tiếp vào bảng tính Google Tài liệu. Thay vì lấy thông tin này qua email hoặc văn bản và phải nhập và định dạng lại nó.

Với biểu mẫu đầu vào, bạn có thể thiết lập câu hỏi, tùy chọn và hộp văn bản để khách truy cập điền vào. Khi người dùng điền vào câu trả lời, dữ liệu đó sẽ tự động được ghi lại và phân loại trên Google Trang tính của bạn để xem.

Để bắt đầu với tính năng này, hãy truy cập bảng tính Google Tài liệu và duyệt đến Chèn> Biểu mẫu để thiết lập biểu mẫu mới. Sau đó, bạn có thể thêm câu hỏi vào biểu mẫu như bạn có thể thấy trong hình ảnh bên dưới.

4.2. Kết nối các bảng tính với nhau

Nhiều người dùng khá thận trọng khi sử dụng Google Sheets vì cho rằng công cụ này không có đầy đủ các tính năng của bảng tính như Excel. Tuy nhiên, sự thật là hầu hết các tính năng bảng tính Excel phổ biến và được sử dụng phổ biến nhất đều có trong Google Trang tính.

Chẳng hạn như tính năng lấy dữ liệu từ các bảng tính khác. Sử dụng = IMPORTRANGE để thực thi và lấy dữ liệu từ các trang tính riêng biệt.

4.3. Tìm hiểu trong khi sử dụng sản phẩm

Đối với những người mới bắt đầu làm việc trên bảng tính dữ liệu và còn đang băn khoăn không biết sử dụng chức năng nào để nhập dữ liệu thì tính năng này dường như giải quyết được những thắc mắc đó. Nó cho phép hiển thị thông tin chi tiết, giúp bạn hiểu cách sử dụng và biết khi nào sử dụng chức năng này. Ví dụ trong hình minh họa bên dưới:

4.4. Add-Ons trên Google Sheets

Add-Ons là một trong những tiện ích mới được Google triển khai mở rộng trên Google Sheets giúp người dùng nâng cao hiệu quả công việc, luôn kết nối và có thể kết nối từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau trên Internet. Add-Ons trên Google Sheets cũng khá đa dạng và mạnh mẽ như trên Excel.

4.5. Hỗ trợ tốt nhất cho việc cộng tác

Nếu làm việc trên Excel đề cao tính cá nhân và làm việc độc lập thì Google Sheets là công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Tính năng này cho phép bạn mời bạn bè hoặc cộng sự của mình tham gia cùng bạn làm việc trên bảng tính Google Trang tính (hoặc chỉ xem, theo dõi) bảng tính bạn đang làm việc.

Trên Google Trang tính, bạn có thể tạo một URL cho phép mọi người xem bảng tính hoặc mời bạn bè / đồng nghiệp một cách cụ thể. Để thực hiện việc này, hãy chọn nút Chia sẻ ở góc phải màn hình và thay đổi quyền truy cập bảng tính mà bạn muốn.

5. Khả năng tương thích Google Sheets

Google Sheets có sẵn dưới dạng một ứng dụng web, có thể truy cập thông qua Chrome, Firefox, Internet Explorer 11, Microsoft Edge và Safari. Điều này có nghĩa là Google Sheets tương thích với tất cả máy tính để bàn và máy tính xách tay (ví dụ: Windows, Mac, Linux) có thể chạy bất kỳ trình duyệt web nào như liệt kê ở trên.

Google Sheets cũng có sẵn để cài đặt trên các thiết bị Android (chạy phiên bản 4.4 KitKat trở lên) và iOS (chạy phiên bản 9.0 trở lên).

Google Sheets hỗ trợ danh sách các định dạng bảng tính và loại tệp phổ biến: .xlsx .xls .xlsm .xlt .xltx .xltxm .od .csv .txt .tsv .tab

Người dùng có thể mở / nhập, chỉnh sửa và lưu / xuất bảng tính (bao gồm Microsoft Excel) và các tài liệu bằng Google Sheets. Các tệp Excel có thể dễ dàng được chuyển đổi sang Google Sheets và ngược lại.

6. Phiên bản Microsoft Excel Online

Có một lý do mà Microsoft Excel là tiêu chuẩn dành cho doanh nghiệp. Microsoft Excel có tài nguyên mạnh mẽ cho phép người dùng thực hiện và tạo thực tế mọi thứ. Mặc dù Google Sheets mang lại những lợi thế khác biệt người dùng, nhưng đó không phải là sự thay thế thực sự cho Microsoft Excel, bao gồm:

• Thêm tùy chọn cho mẫu, tùy chỉnh và các công cụ chỉnh sửa / định dạng nâng cao
• Tự động điều chỉnh công thức khi thêm / xóa danh mục
• Quản lý và xử lý lượng dữ liệu
• Nhiều lựa chọn biểu đồ và đồ thị để trình bày thông tin
• Các chức năng / công thức nâng cao lý tưởng cho tài chính, thống kê, khoa học, kỹ thuật, v.v.

7. Google Sheets vs Microsoft Excel: Nên chọn ứng dụng nào?

Microsoft Excel và Google Sheets có điểm gì giống nhau ?, thực ra nó có nhiều điểm tương đồng về tính năng của bảng tính nên nhiều người dùng vẫn đang băn khoăn không biết nên sử dụng công cụ nào? Công cụ nào phù hợp với tính chất công việc của tôi? Một vài điểm so sánh dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về hai công cụ bảng tính phổ biến này.

7.1. Giá 

Về giá cả, phiên bản Excel mới nhất của Microsoft office 365 (Excel Online), bạn sẽ phải trả khoảng 8,25 USD / tháng, trong khi công cụ Google Sheets hoàn toàn miễn phí với nhiều tính năng hữu ích. cho người dùng về bảng tính.

7.2. Sự cộng tác

Excel phù hợp với công việc cá nhân và độc lập, trong khi Google Sheets luôn được chú trọng phát triển nhiều tính năng mới giúp người dùng dễ dàng chia sẻ và chỉnh sửa nội dung trực tuyến. chia sẻ bảng tính với những người dùng khác.

7.3. Tính toán và trực quan

Mặc dù Excel là một phần mềm chuyên nghiệp với nhiều chức năng và biểu đồ khác nhau được tích hợp trong cùng một ứng dụng, Google Trang tính buộc bạn phải thực hiện theo cách thủ công nếu bạn muốn tạo các biểu đồ hoặc hàm chuyên nghiệp.

7.4 Liền mạch và dễ sử dụng

Giao diện Excel thân thiện với người dùng, các tính năng bảng tính phổ biến nhưng nhược điểm lớn nhất của Excel là không tự động lưu tệp, vì vậy bạn có thể bị mất dữ liệu nếu gặp sự cố về thiết bị. . Trong khi đó, Google Sheets sẽ tự động lưu tệp vào Google Drive, vì vậy bạn sẽ không phải lo lắng về việc mất dữ liệu hoặc phải nhập lại nếu có sự cố.

7.5. Làm việc năng suất hơn

Mọi người có thể làm việc trên Google Trang tính cùng một lúc, chỉnh sửa trong thời gian thực. Đặc biệt bạn có thể trò chuyện và bình luận, chia sẻ với bất kỳ ai để mọi người cùng làm việc hiệu quả hơn.

7.6. Macro

Macro hoặc lệnh macro là một loạt các hành động cụ thể cho phép bạn tự động hóa các hành động để cải thiện năng suất công việc. Với việc sử dụng Macro sẽ ghi lại các thao tác của bạn và lưu vào một tệp liên kết với bảng tính mà chúng ghi lại.

Khi ghi macro trên Google Trang tính, macro sẽ tự động tạo Tập lệnh ứng dụng với tất cả mã để sao chép hành động của bạn. Google Trang tính đã rất mạnh mẽ với Macro, về cơ bản nó có thể làm mọi thứ mà Trang tính có thể làm. Tính năng Macro này cũng đang dần trở nên phổ biến trong Excel.

7.7. Microsoft Excel dành cho ai?

Từ lâu, khi thực hiện các công việc liên quan đến bảng tính, người dùng thường nhớ đến Microsoft Excel bởi tên tuổi và sự tin tưởng vào một phần mềm chuyên nghiệp. Excel thực sự phù hợp với những công ty cần xử lý một lượng lớn dữ liệu, giúp bạn dễ dàng tạo bảng tính nâng cao hoặc xử lý dữ liệu trong bài thuyết trình, mặc dù chi phí bạn phải bỏ ra cho Excel đắt hơn Sheets (khoảng $ 110) nhưng mức đầu tư rất xứng đáng nếu công việc của bạn phải xử lý khối lượng lớn dữ liệu.

Nhưng trong trường hợp công việc của bạn không quá phức tạp, hãy cân nhắc sử dụng Google Sheets.

7.8. Google Sheets ai nên dùng?

Bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa các tập tin Excel trên Google Drive nhờ Google Sheets với nhiều tính năng cải tiến và tiện lợi cho người dùng, một công cụ phù hợp với tất cả những ai có nhu cầu sử dụng bảng tính đơn giản, không những vậy, Google Sheets còn cho phép mọi người soạn thảo trực tiếp trên đó cho những người khác để làm theo.

Mọi công việc đơn giản liên quan đến bảng tính đều có thể thực hiện dễ dàng trên Google Sheets mà bạn không phải bỏ ra một ngân sách đầu tư lớn như Excel. Vì vậy, nếu công việc của bạn không quá phức tạp và không phải xử lý lượng lớn dữ liệu thì bạn nên cân nhắc sử dụng Google Sheets.

7.9. Google Sheets có thể thay thế Excel không?

Bằng cách thêm macro, Google Trang tính tiếp tục phát triển thành một giải pháp thay thế khả thi cho Excel cho hầu hết người dùng bảng tính. Và không giống như Excel, Google Trang tính là miễn phí. Excel có giá 130 đô la cho một lần mua hoặc 7 đô la một tháng như một phần của đăng ký Microsoft Office Suite riêng lẻ. … Excel có nhiều công thức và hàm tích hợp hơn.

8. Cách tạo Google Sheet trên Google Drive

Bước 1: Truy cập Google Drive và chọn Mới

Bước 2: Chọn Google Trang tính

Bước 3: Làm việc với trang tính

Trên đây là những thông tin mà trucuyen.com đã tổng hợp được về Google Sheet. Nếu bạn thấy bài viết Google Sheet là gì? 8 điều nên biết để làm việc nhóm hiệu quả hữu ích, hãy để lại 1 like và chia sẻ cho bạn bè cùng đọc nhé!