Google Suite là gì? Top 9 thông tin hữu ích dành cho doanh nghiệp

Theo đà phát triển của các doanh nghiệp, nhu cầu quản lí càng ngày càng tăng cao. Vậy có giải pháp nào không? Câu trả lời là Google Suite. Cùng trucuyen.com tìm hiểu Google Suite là gì? Top 9 thông tin hữu ích dành cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!

1. Google Suite là gì?

G Suite là một bộ công cụ hỗ trợ đám mây của Google mang đến cho Doanh nghiệp của bạn một phương thức làm việc và cộng tác hoàn toàn mới, ở mọi nơi, trên mọi thiết bị. thiết bị, không chỉ đơn giản là email và trò chuyện, mà còn gọi điện video, lên lịch làm việc, chia sẻ dữ liệu, tạo và chỉnh sửa tài liệu cùng nhau trực tuyến… và nhiều hơn thế nữa.

Chỉ với một vài bước đơn giản để thiết lập, sử dụng và quản lý, cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn và tập trung hơn vào những gì thực sự quan trọng. G Suite bao gồm các ứng dụng chính như Gmail, Lịch, Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu, Sites, Hangouts, Sites, Vault, …

Sơ lược về lịch sử của G Suite

Trong nhiều năm, Microsoft Office đã dẫn đầu về các sản phẩm bộ ứng dụng văn phòng nhờ các ứng dụng như Word, Excel và PowerPoint. Với sự ra đời của điện toán đám mây, Google đã tìm cách thách thức vị thế tối cao của Microsoft với G Suite.

2. Lợi ích của Google Suite

Lợi ích cho người dùng

• Truy cập dữ liệu từ mọi nơi, trên mọi nền tảng
• Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu 30GB hoặc không giới hạn
• Email thông minh tránh thư rác hiệu quả
• Trò chuyện với đồng nghiệp qua Trò chuyện và cuộc gọi điện video (Hangouts)
• Chỉnh sửa tài liệu trực tuyến
• Dữ liệu không bao giờ bị mất ngay cả khi máy tính bị hỏng hoặc bị đánh cắp

Lợi ích cho các nhà công nghệ

• Không có chi phí phần cứng hoặc phần mềm để cài đặt hoặc bảo trì
• Chi phí cố định cho mỗi người dùng ứng dụng rất thấp (chỉ từ $ 2,5 / người dùng), hơn nữa những ứng dụng này được nhiều người sử dụng nên ít phải đào tạo.
• Tiết kiệm chi phí cấp phép và chi phí trung tâm dữ liệu
• Nền tảng mở cho phép tích hợp các ứng dụng

Lợi ích cho Chủ Doanh nghiệp

• Giảm chi phí, tăng năng suất của công nhân, tạo điều kiện ra quyết định nhanh hơn
• Linh hoạt hơn để triển khai các thay đổi và đổi mới nhanh chóng hơn trong doanh nghiệp
• Tập trung nguồn lực vào các sáng kiến ​​chiến lược thay vì hoạt động
• Tạo môi trường công nghệ thông tin hấp dẫn cho lực lượng lao động trẻ của công ty.

3. Chi phí cho G Suite

Với chi phí cho 1 người dùng chỉ từ $ 2,5/tháng, như vậy hầu hết các công ty vừa và nhỏ đều phải trả cho G Suite chỉ từ $ 30 đến dưới $ 1,000/năm. Tham khảo Bảng giá G Suite chi tiết.

Có 3 phiên bản dành cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ:

Basic

30GB bộ nhớ có thể chia sẻ trên Drive và Gmail cho mỗi người dùng. Gói này bao gồm tất cả các ứng dụng năng suất của Google, ngoại trừ Cloud Search (khả năng tìm kiếm trên toàn bộ nội dung của công ty trong G Suite), App Maker (tạo ứng dụng tùy chỉnh cho doanh nghiệp) và Vault (lưu giữ dữ liệu và eDiscovery cho G Suite). Chi phí cho gói Basic là $ 6 (128,000VND) / người dùng / tháng.

Business

Về cơ bản giống như gói Cơ bản nhưng với bộ nhớ không giới hạn cho tất cả người dùng và bao gồm Vault, Cloud Search và các tính năng phát triển ứng dụng. Chi phí của gói Business là $ 12 (278.000 VND) / người dùng / tháng.

Enterprise

Gói này có tất cả các tính năng tương tự như gói Doanh nghiệp nhưng bổ sung thêm các kiểm soát của quản trị viên và bảo mật nâng cao, Khám phá điện tử và ngăn chặn mất dữ liệu. Gói Enterprise có giá 25 đô la (579.000 đồng) / người dùng/tháng.

Nếu bạn điều hành một tổ chức giáo dục hoặc phụ trách công nghệ thông tin của trường, bạn có thể đăng ký gói G Suite cho giáo dục cho giảng viên, nhân viên và sinh viên của trường bạn. G Suite cho giáo dục có hai phiên bản:

G Suite for Education

Chứa tất cả các công cụ năng suất tương tự như G Suite Basic nhưng có thêm bộ nhớ cho Sites, Drive, Gmail và quyền truy cập miễn phí vào Google Vault. G Suite cho giáo dục đang và sẽ luôn miễn phí.

G Suite Enterprise for Education

Cung cấp các khả năng bổ sung được thiết kế cho các tổ chức lớn, với nhiều tính năng bổ sung cấp doanh nghiệp. G Suite Enterprise for Education bao gồm tìm kiếm, phân tích và kiểm soát nâng cao cũng như các công cụ giao tiếp cấp doanh nghiệp. Chi phí cho gói G Suite Enterprise for Education là $ 4 (92,000VND) / người dùng / tháng cho giảng viên, nhân viên và $ 4 / người dùng / tháng cho sinh viên.

4. Điểm khác biệt giữa G Suite và những ứng dụng miễn phí khác của Google là gì?

Có vẻ như rất nhiều ứng dụng tương tự của Google được cung cấp miễn phí, nhưng có một số tính năng chính giúp G Suite tích hợp liền mạch với công ty của bạn.

Mặc dù hầu hết các sản phẩm này đều miễn phí cho mọi người, nhưng G Suite bổ sung các tính năng cấp doanh nghiệp cho người đăng ký. Một số tính năng này bao gồm ứng dụng lịch có thể chia sẻ, bộ nhớ đám mây không giới hạn (tùy chọn), kiểm soát quản trị nâng cao, như thêm và xóa người dùng, xác minh hai bước và công cụ di chuyển dữ liệu đơn giản để di chuyển tất cả dữ liệu quý giá của công ty bạn sang G Suite.

Ngoài ra, G Suite đi kèm với tính năng quản lý thiết bị di động, cho phép bạn kích hoạt hoặc hủy kích hoạt thiết bị di động, kiểm soát ứng dụng nào được bật và xóa từ xa nếu nhân viên sử dụng thiết bị của họ. công ty có mục đích xấu.

Ngoài tất cả các tính năng đã có, G Suite cũng có địa chỉ email tùy chỉnh cho các miền. Vì vậy, không giống như tài khoản Google thông thường sử dụng “@ gmail.com” sau khi đăng ký G Suite, mọi email của người dùng sẽ chứa miền của bạn và có dạng “[email protected]_your_.com”.

Lưu ý: Bạn phải sở hữu và xác minh miền bạn đăng ký để sử dụng với G Suite.

Đừng lo lắng nếu bạn đã sử dụng Outlook, Yahoo hoặc bất kỳ máy chủ trao đổi email nào khác. Với G Suite, bạn có thể sử dụng công cụ di chuyển dữ liệu để chuyển tất cả email, lịch và danh bạ của mình hoặc nhập mọi thứ trực tiếp một cách dễ dàng.

5. Các tính năng chính của G Suit

Gmail

Dịch vụ email của Google với hơn 400 triệu người dùng và vẫn đang tiếp tục phát triển. Với Gmail, hộp thư đến của bạn có dung lượng lưu trữ đáng kể để hạn chế việc xóa email. Hơn nữa, bạn cũng nhận được tìm kiếm của Google và email / tin nhắn tức thì.

Nhắn tin tức thì được tích hợp trong Gmail để bạn có thể trả lời email trong thời gian thực. Inbox những email quan trọng sẽ giúp bạn tập trung vào những thứ quan trọng nhất và bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Ngoài ra, Gmail của bạn luôn sẵn sàng ở bất kỳ máy tính nào, bạn có thể yên tâm rằng mình không bị giới hạn việc trả lời email ở bất kỳ đâu.

Gmail là một giải pháp đơn giản để sử dụng, nhưng chức năng của nó không đơn giản, có nghĩa là sẽ tốn ít thời gian hơn trong việc đào tạo người dùng. Bạn có thể sử dụng tính năng ngoại tuyến của Gmail sau khi bật tính năng ẩn trong Gmail Labs.

Google Calendar

Với Lịch Google, bạn có thể xem lịch của đồng nghiệp và đồng nghiệp và cộng sự từ lịch trực tuyến. Bạn có thể xem các cuộc hẹn của họ và tổ chức các sự kiện của bạn cho phù hợp. Lịch Google cũng có thể được tích hợp với các thành phần khác của Google Apps.

Bạn có thể giao tiếp, chia sẻ và cộng tác thông qua Gmail. Nói chuyện và Lịch để giảm bớt công việc trùng lặp và nâng cao hiệu quả công việc. Ngoài ra, bạn có thể quản lý những người có thể xem lịch của bạn.

Google Docs, Sheet, Slides, Forms

Google Documents cải thiện tốc độ và chất lượng công việc bằng cách cho phép cộng tác và thảo luận trên một tài liệu cùng một lúc. Nhiều người ở nhiều vị trí có thể xem, thảo luận và chỉnh sửa cùng một tài liệu từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.

Google Tài liệu cũng giảm bớt công việc trùng lặp và theo dõi các tài liệu lộn xộn hoặc các phiên bản kiểm soát, đồng thời loại bỏ các lo ngại về khả năng quá tải. Hơn nữa, chia sẻ trên Google Docs rất an toàn. Bạn có thể chủ động chia sẻ 1 tài liệu Google với ai đó nên không lo thông tin của mình lọt vào tay kẻ xấu.

Tất cả dữ liệu Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu đều được lưu trữ tự động trên google Drive. Nhờ bộ công cụ này, bạn có thể nhanh chóng tạo các tài liệu, bảng tính, mẫu trình chiếu…

Bạn và các thành viên của bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ, chỉnh sửa và nhận xét. Hiện tại, nó còn cải tiến nhiều tính năng như không giới hạn lịch sử thay đổi, khả năng truy cập không cần Internet, …

Google Drive

Google Drive giúp công việc của bạn có thể truy cập từ mọi nơi, trên máy Mac, Máy tính, thiết bị di động hoặc trên web. Chỉ cần tải xuống Drive trên máy Mac hoặc máy tính của bạn để đồng bộ hóa các tệp từ máy tính của bạn với đám mây. Cập nhật tệp trên một thiết bị sẽ tự động lưu vào Drive và các thiết bị khác của bạn. Vì vậy, bạn luôn có các bản cập nhật mới nhất về tệp của mình, mọi lúc mọi nơi khi bạn cần.

Google Hangouts

Hangouts mang cuộc họp video trực tuyến đến máy tính xách tay, điện thoại di động hoặc máy tính bảng của bạn. Mặt đối mặt với 15 đồng nghiệp hoặc khách hàng từ mọi nơi trên thế giới chỉ với 1 cú nhấp chuột. Hangouts được tích hợp với các ứng dụng của Google để giúp bạn làm việc dễ dàng hơn.

Thật dễ dàng để lên lịch Hangouts từ lịch của bạn hoặc nhấp ngay từ hộp thư đến của bạn. Bạn có thể thêm tài liệu tệp từ Google Drive và làm việc cùng nhau trong cuộc gọi thời gian thực.

Google Sites

Các doanh nghiệp sử dụng Google Sites để truy cập thông tin hữu ích dễ dàng hơn. Nhân viên có thể tạo nội dung mạng để nắm bắt và chia sẻ nội dung kiến ​​thức. Việc chỉnh sửa tệp mới nhất tốt nhất đang được tự động hóa vì tất cả mọi người đều có thể dễ dàng cập nhật và tải xuống phiên bản mới. Bao gồm hỗ trợ định dạng: doc, xls, csv, ppt, txt, pdf, v.v.

Người dùng có thể hiển thị Google Docs, Spreadsheets, bản trình bày, video Youtube, trình chiếu picasa và các tiện ích khác mà không cần phải làm như vậy. đến kỹ năng thuyết trình. Công nghệ tìm kiếm của Google được tích hợp sẵn, vì vậy nhân viên có thể tìm thấy thông tin hữu ích của công ty dễ dàng như tìm kiếm trên Internet.

Không cần mã hóa hoặc kiến ​​thức chuyên môn để cập nhật trang hoặc tạo một trang nội bộ mới, vì vậy bất kỳ ai cũng có thể chủ động thêm hoặc chỉnh sửa. Tất cả điều này được lưu trữ bởi Google cho phép người dùng sáng tạo mà không cần lo lắng về dung lượng ổ cứng hoặc chi phí quản lý.

Google Vault

Vault cho phép các khả năng lưu trữ, khám phá điện tử và quản lý thông tin liên tục với G Suite để bảo vệ doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể mua mô-đun này trên Google Apps tùy thuộc vào nhu cầu của mình. Các email và cuộc trò chuyện của bạn sẽ được lưu trữ theo chính sách của bạn, tránh việc vô tình xóa. Bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm nội dung trò chuyện hoặc email liên quan.

Google Keep

Google Keep là một dịch vụ ghi chú do Google phát triển.

Ra mắt vào ngày 20 tháng 3 năm 2013, Google Keep có sẵn trên web và có các ứng dụng dành cho thiết bị di động dành cho hệ điều hành di động Android và iOS.

Keep cung cấp nhiều công cụ để ghi chú, bao gồm văn bản, danh sách, hình ảnh và âm thanh.

6. Ưu điểm và nhược điểm của Google Suite là gì?

Theo đánh giá của đại đa số người dùng, G Suite có những ưu và nhược điểm sau:

Ưu điểm của G Suite là gì?

Khá dễ sử dụng, giao diện thân thiện, đơn giản.

Có nhiều tiện ích bổ sung đặc biệt, cao cấp (ví dụ: Gmail dành cho doanh nghiệp với bộ nhớ lên đến 30GB).

Gọi video call, chat, lưu trữ, chia sẻ tài liệu, thiết lập lịch làm việc dễ dàng, nâng cao hiệu quả công việc.

Tài liệu được lưu trữ trên đám mây nên người dùng có thể dễ dàng truy cập ở mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Nhược điểm của G Suite là gì?

Máy chủ server không đặt tại Việt Nam. Do đó, nếu sự cố kỹ thuật xảy ra, dữ liệu bạn đã lưu trữ rất có thể bị biến mất.

Phí dịch vụ sẽ tăng lên khi ngày càng có nhiều người dùng trong doanh nghiệp. Do đó, khi áp dụng tại các doanh nghiệp lớn, G Suite sẽ trở nên đắt đỏ.

7. Cách đăng ký G Suite

Để đăng ký G Suite, bạn cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào trang web chính thức của Google G Suite. Tiếp theo, nhấp vào nút “Bắt đầu” để bắt đầu.

Bước 2: Điền thông tin doanh nghiệp. Sau đó, nhấp vào nút “Tiếp theo” để chuyển sang phần tiếp theo.

Bước 3: Hệ thống xuất hiện bảng thông báo. Nhập thông tin của bạn (tên, email, số điện thoại) và nhấp vào “Tiếp theo”.

Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo hỏi bạn đã có tên miền chưa. Chọn “Có” nếu bạn đã mua một tên miền hoặc “Không” nếu bạn chưa có và đăng ký một tên miền mới.

Bước 5: Nhập tên miền của bạn vào hộp và nhấp vào “Tiếp theo”.

Bước 6: Đăng ký thông tin đăng nhập. Sau đó, nhập vào các ô tương ứng để tạo tài khoản G Suite.

Bước 7: Hệ thống hiển thị thông báo trên màn hình. Nhấp vào nút “Bắt đầu” và nhập thông tin người dùng vào phần doanh nghiệp của bạn.

Bước 8: Truy cập trang quản trị tên miền. Sau đó, tạo các bản ghi DNS theo giá trị mà Google cung cấp.

Bước 9: Sau khi hoàn tất, hãy quay lại trang đăng ký G Suite. Nhấp vào “Xác minh miền & thiết lập email”. Xin chúc mừng, bạn đã đăng ký thành công G Suite.

Lưu ý, quá trình này có thể mất từ ​​30 phút đến 24 giờ. Phụ thuộc vào tốc độ cập nhật của hệ thống quản lý DNS tên miền.

8. Ai nên sử dụng G Suite?

Nếu bạn có quyền truy cập vào tất cả các dịch vụ của Google, G Suite là một lựa chọn tốt. Với khả năng lưu trữ trực tuyến nhiều dữ liệu, G Suite cho phép bạn đặt mua thêm Google Drive với giá 10 đô la / tháng. Tương tự với các dịch vụ nhỏ khác của G Suite. Nếu bạn có nhu cầu lớn sử dụng G Suite sẽ là giải pháp. Nhưng nếu bạn không có nhu cầu sử dụng hết thì G Suite khá đắt so với nhu cầu của bạn.

9. Bắt đầu sử dụng G Suite như thế nào?

Như đã đề cập trước đây, có nhiều phiên bản G Suite khác nhau để bạn lựa chọn. Với mỗi phiên bản, người dùng sẽ được cung cấp các tính năng khác nhau đôi chút, tùy thuộc vào phiên bản được chọn.

Để bắt đầu với G Suite, hãy quyết định xem bạn sẽ sử dụng nó để làm gì và chọn từ nhiều tùy chọn phù hợp nhất với công ty của bạn.

Google cung cấp bản dùng thử G Suite trong 14 ngày cho bất kỳ ai đăng ký lần đầu tiên để xem liệu bộ này có phù hợp với mọi nhu cầu hay không.

Tất cả những gì bạn phải làm là thực hiện quy trình đăng ký tiêu chuẩn, quy trình này yêu cầu bạn nhập thông tin thẻ tín dụng, kích hoạt tài khoản và sau đó xác minh miền. Sau đó, trước khi thời gian dùng thử kết thúc, nếu bạn không muốn sử dụng G Suite nữa, chỉ cần hủy tư cách thành viên của mình. Theo mặc định, bản dùng thử miễn phí 14 ngày được kích hoạt cho tất cả các tài khoản mới.

Nếu bạn thích G Suite và muốn tiếp tục sử dụng nó, đừng làm gì cả. Thẻ tín dụng của bạn sẽ tự động bị tính phí, tùy thuộc vào phiên bản G Suite bạn đã chọn.

Trên đây là những thông tin hữu ích về Google Suite là gì? Top 9 thông tin hữu ích dành cho doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kì thắc mắc gì về ứng dụng này, hãy để lại comment, trucuyen.com sẽ giải đáp mọi thắc mắc cho bạn! Chúc bạn quản lí hiệu quả!